• logo

privacy-statement

Home » privacy-statement

Privacy statement Goede Herder kerk Oldebroek.

De privacy van de gemeenteleden is voor ons als kerkenraad een groot goed.

In overeenstemming met de nieuwe standaarden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), gaan we zeer zorgvuldig om met uw persoonsgegevens.

De persoonsgegevens die we van u hebben in het ‘leden administratie systeem’ het LRP zijn afkomstig van de Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie (SILA) die ze op hun beurt ontvangen van de burgerlijke gemeente. Deze persoonsgegevens worden alleen voor kerkelijk werk gebruikt, uw gegevens worden niet gedeeld met derden.

Daar waar gemeenteleden soms gebruik moeten maken van enkele persoonsgegevens, zoals de makers van de nieuwsbrief, de Karkeproat, de Cimbaal en de website, zijn duidelijke afspraken gemaakt die verder in het privacy statement document worden behandeld en verduidelijkt.

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn heel veel persoonsgegevens. De persoonsgegevens die wij als Goede Herder Kerk gebruiken zijn: naam – adres – woonplaats – telefoonnummers – postcodes met huisnummers – emailadres – geboortedatum – doopdatum – belijdenisdatum – trouwdatum en bankrekeningnummer.
Kerken mogen gegevens rondom geloofsovertuiging van hun leden registreren. Dit is expliciet in de wetgeving voorzien. Om die reden vallen diverse activiteiten van onze kerk niet onder privacywetgeving.
Deze activiteiten worden gerangschikt onder de noemer “gerechtvaardigde activiteiten” of “gerechtvaardigd belang”. In een gemeente is het delen met elkaar en het omzien naar elkaar een belangrijke pijler. Vaak worden daarom in kerkdiensten, nieuwsbrieven e.d. mededelingen gedaan over het wel en wee van gemeenteleden zoals: jubilea, geboorte, huwelijksaankondigingen en ziekten met het oog om er voor elkaar te zijn, elkaar op te dragen in gebed en met elkaar mee te leven. Kerken en gemeenten mogen nog steeds de gemeenschap vormen die naar elkaar omziet en met elkaar meeleeft.

Al deze activiteiten mogen dan vallen onder “gerechtvaardigde activiteiten”, wij betrachten uitzonderlijke voorzichtigheid bij al deze activiteiten.

Wat is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ?
In het verleden, t/m mei 2018, werd de bescherming van persoonsgegevens vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De AVG heeft deze taak overgenomen en is ook nog eens strikter dan de Wbp.

Hoe gaat de Goede Herder Kerk om met uw persoonsgegevens?
De beveiliging van uw gegevens is voor ons van groot belang en gebeurt met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Een extra zekerheid in deze is dat, in onze kerkelijke organisatie  iedereen die een functie uitoefent binnen de kerk, gehouden is aan geheimhouding.

Ledenadministrateur:
De gegevens van het LRP worden opgeslagen in een database van onze ledenadministrateur.

  • Welke data/persoonsgegevens worden gebruikt?
    Data verkregen van de burgerlijke gemeente en er worden niet meer gegevens geregistreerd dan strikt noodzakelijk is;
  • Voor welk doel?
    Voor het voeren van een ledenadministratie;
  • Hoe worden de gegevens opgeslagen?
    Op een beveiligde computer, alleen toegankelijk voor de ledenadministrateur. Exports worden bewaard op een veilige plaats (Google drive, is hiervoor gecertificeerd);
  • Wanneer en hoe worden ze vernietigd?
    Gegevens zelf blijven in het systeem zolang de persoon lid is van onze kerkelijke gemeente. Na overschrijving naar een andere (kerkelijke)gemeente of uitschrijving blijven de gegevens nog 1 jaar bewaard. Daarna worden ze fysiek en digitaal vernietigd;
  • Exports:
    Indien een export noodzakelijk is bepaalt de ledenadministrateur – eventueel in overleg met de coördinator AVG – aan de hand van het verzoek (door wie en waarvoor nodig) welke gegevens in de export komen te staan, waarvoor ze die mogen gebruiken en wanneer ze vernietigd moeten worden.

Afspraken die we gemaakt hebben met andere gebruikers.
Zoals hierboven al vermeld zijn er gemeenteleden die soms gebruik moeten maken van persoonsgegevens. Hieronder een opsomming van de gemeenteleden die dat zijn, waarvoor ze die gebruiken en welke afspraken hierover zijn gemaakt.

De Cimbaal:

  • Welke persoonsgegevens worden gebruikt?
    Gegevens verkregen vanuit de N.A.W. en alleen de strikt noodzakelijke gegevens zoals: naam, adres, postcode, wijkindeling, telefoonnummer en emailadres. En alleen als de gemeenteleden daar toestemming voor hebben gegeven;
  • Voor welk doel?
    Gemeente op de hoogte te houden van alle gerechtvaardigde activiteiten en met een gerechtvaardigd belang van de daarbij behorende personen;
  • Gebeurt het maken van de Cimbaal veilig?
    De Cimbaal wordt gemaakt op een beveiligde computer met gecertificeerde software waar slechts twee mensen toegang toe hebben;
  • Wie ontvangt de Cimbaal?
    Wordt alleen bezorgd bij gemeenteleden;
  • Hoe gebeurt de distributie?
    De verspreiding van de Cimbaal gebeurt door eigen gemeenteleden;

  • Zodra er een nieuwe Cimbaal is uitgegeven, wordt de oude vernietigd. Zowel fysiek als digitaal. (hiervoor is een tekst opgenomen in de Cimbaal).

 

De Karkeproat:

  • Welke data gebruiken jullie?
    Gebruiken alleen de strikt noodzakelijke gegevens vanuit het N.A.W. aangevuld met: verjaardaggegevens 70 jarige en van de jeugd, van het kerkelijk bureau zoals: doopkaarten, trouwkaarten, huwelijksjubileum, “in memoriam”, bankrekeningnummers. Soms fotomateriaal.
    Voordat er een interview geplaatst wordt, wordt de tekst altijd eerst aangeboden aan de geïnterviewde met het verzoek akkoord te geven op de inhoud/gegevens. Voor het gebruik van al deze gegevens hebben gemeenteleden toestemming gegeven. Dit geldt in het bijzonder voor fotomateriaal;
  • Voor welk doel?
    Voor het informeren van gemeenteleden en oud-predikanten en het incasseren van de vrijwillige bijdrage voor de Karkeproat
  • Hoe slaan jullie de gegevens op?
    Alle gegevens worden digitaal aangeleverd vanuit de administratie van de gemeente, vervolgens opgemaakt in een digitale versie van de Karkeproat op een beveiligde computer met gecertificeerde software.
    Inkomende mail gebeurt via een mailadres die alleen toegankelijk is voor redactieleden van de Karkeproat.
  • Wie ontvangen de Karkeproat?
    Extra/reserve Karkeproats worden bewaard in een afgesloten kast alleen toegankelijk voor de coördinator privacy. De verspreiding van de Karkeproat gebeurt door eigen gemeenteleden;
  • Zodra er een nieuwe Karkeproat is uitgegeven, wordt de oude vernietigd. Zowel fysiek als digitaal. (hiervoor is een tekst opgenomen in de Karkeproat)

De Nieuwsbrief:

  • Welke data/persoonsgegevens worden gebruikt?
    Het wel en wee van gemeenteleden met naam en adres. Hiervoor wordt altijd toestemming gevraagd. Verder bevat de brief algemene informatie over diensten en agenda. Dit gebeurt wekelijks;
  • Voor welk doel?
    Gemeente informeren en zo samen gemeente zijn. Lief en leed delen en omzien naar elkaar;
  • Hoe worden de gegevens opgeslagen?
    Op een beveiligde computer, alleen toegankelijk voor de maker van de nieuwsbrieven
  • Hoe gebeurt de verspreiding?
    De verspreiding van de Nieuwsbrief via email gebeurt in BCC en toegezonden naar gemeenteleden en enkele (oud)gemeenteleden die zich hiervoor aangemeld hebben.
    De geprinte nieuwsbrieven liggen voor de betreffende zondag in de kerk.
  • Wanneer en hoe worden ze vernietigd?
    De nieuwsbrieven in de kerk worden na de avonddienst verwijderd en vernietigd. De toegezonden nieuwsbrieven worden, zodra er een nieuwe nieuwsbrief uitkomt, vernietigd. Zowel fysiek als digitaal. (hiervoor is een tekst opgenomen in de nieuwsbrief)

De website:

De website van de Goede Herder Kerk bestaat uit twee gedeelten. Een gedeelte is vrij toegankelijk en een gedeelte is afgeschermd met een wachtwoord. Hieronder worden ze afzonderlijk behandeld.

Openbaar gedeelte:

  • De Provider.
    Onze provider is een WordPress hosting partij. Met deze provider is een ‘verwerkingsovereenkomst’ afgesloten.
  • Gegevensverwerking
    WordPress slaat de gegevens op in de MySQL De website is alleen beschikbaar in HTTPS.
    Bezoekers krijgen een cookiemelding of ze toestemming geven voor het opslaan van hun persoonlijke gegevens indien ze een contactformulier invullen.
    Mensen hebben de mogelijkheid hun eigen persoonlijke data in te zien.
  • Voor welk doel.
    Om informatie beschikbaar te stellen en te delen met geïnteresseerden.
  • Geen mensen herkenbaar op (film)beelden zonder toestemming.
    Wij hebben door middel van de beamer en via het informatiebord vermeld dat er soms van samenkomsten en/of bijzondere diensten gefilmd wordt voor onze website. Wil men niet in beeld komen dan kan men dat kenbaar maken. Tevens is aangegeven door middel van een publicatie waar men zich niet moet bevinden als men niet in beeld wil komen. Alle gemeenteleden zijn persoonlijk benaderd, zodat zij aan konden geven wel of geen toestemming te verlenen om foto of filmmateriaal waar zij herkenbaar in beeld zijn, te publiceren.

Afgeschermd gedeelte:

  • Afgeschermd gedeelte.
    Het afgeschermde gedeelte is alleen toegankelijk met een wachtwoord waar alleen geregistreerde gemeenteleden over beschikken. Het wachtwoord wordt ieder jaar vernieuwd.
  • Nieuwsbrieven blijven 2 maand beschikbaar, waarna ze definitief verwijderd worden.
  • Voor welk doel.
    Om informatie beschikbaar te stellen en te delen met gemeenteleden.
  • Geen mensen herkenbaar op (film)beelden zonder toestemming.
    Wij hebben doormiddel van de beamer en via het informatiebord vermeld dat er soms van samenkomsten en/of bijzondere diensten gefilmd wordt voor onze website. Wil men niet in beeld komen dan kan men dat kenbaar maken. Tevens is aangegeven doormiddel van een publicatie waar men zich niet moet bevinden als men niet in beeld wil komen. Alle gemeenteleden zijn persoonlijk benaderd zodat zij aan konden geven wel of geen toestemming te verlenen om filmmateriaal waar zij herkenbaar in beeld zijn te publiceren.

Radio uitzendingen:

Radio uitzendingen vinden plaats via verschillende media kanalen. Al onze kerkdiensten zijn te beluisteren via www.kerkomroep.nl en www.kerkdienstgemist.nl.
5 keer per jaar wordt een kerkdienst ook uitgezonden via de lokale omroep. Hieronder worden ze afzonderlijk behandeld.

Uitzending via www.kerkomroep.nl en www.kerkdienstgemist.nl:

  • Welke data gebruiken we.
    Elke week wordt een dienst uitgezonden. Dit gebeurt live en alleen met audio, geen beeld.
  • Voor welk doel?
    Om mensen de gelegenheid te geven thuis een kerkdienst live, of op een later tijdstip  mee te maken en/of nog eens opnieuw te beluisteren.
  • Worden gegevens opgeslagen?
    Ja, de kerkdienst wordt live gestreamd, maar ook opgeslagen. Bij: www.kerkdienstgemist.nl blijven de kerkdiensten12 maanden bewaart, waarna ze gewist worden. Bij: www.kerkomroep.nl worden de kerkdiensten na 1 maand gewist.
  • Toestemming voor uitzending
    Aan alle gemeenteleden is persoonlijk gevraagd of zij op de hoogte zijn en wel of geen bezwaar hebben dat de kerkdiensten, waar zij mogelijk ook bij aanwezig zijn, worden uitgezonden.

Uitzending via de lokale omroep (5 keer per jaar)

  • Welke data gebruiken we.
    Als een dienst wordt uitgezonden, gebeurt dit live en alleen met audio en geen beeld.
  • Voor welk doel?
    Om mensen de gelegenheid te geven thuis een kerkdienst live mee te maken.
  • Worden gegevens opgeslagen?
    Nee, een kerkdienst wordt live gestreamd en alleen doorgegeven door de lokale omroep. Deze lokale omroep slaat geen data op van kerkdiensten.
  • Toestemming voor uitzending
    Aan alle gemeenteleden is persoonlijk gevraagd of zij wel of geen toestemming geven om een kerkdienst via de lokale omroep uit te zenden. Door middel van publicatie kunnen alle gemeenteleden zich op de hoogte stellen, wanneer welke kerkdienst wordt uitgezonden door de lokale omroep.

Uitgevers collectebonnen:

  • Welke data wordt gebruikt?
    Op een formulier vullen de gemeenteleden hun naam, adres, postcode, woonplaats, bankrekeningnummer, het bedrag van de gewenste bonnen en datum van ondertekening. Dit formulier wordt ondertekend en wordt bij de penningmeester  ingeleverd die de bedragen incasseert via een SEPA-bestand.
  • Voor welk doel?
    Algemene middelen kerk.
  • Hoe worden de gegevens opgeslagen?
    De getekende formulieren samen met het incasso bestand gaan naar de boekhouder.
  • Vernietiging.
    Als de bewaarplicht voor de belastingdienst is verstreken wordt de boekhouding vernietigd.
  • Is het mogelijk dat iemand makkelijk zijn/haar persoonsgegevens opvraagt ?
    Iedereen kan de formulieren van zichzelf opvragen. Bij ondertekening krijgen ze ook een bewijs mee dat ze collecte munten hebben gekocht.

Bewaren van gegevens/archiveren

Het is vanzelfsprekend dat we zorgvuldig omgaan met de verkregen gegevens. We zorgen ervoor dat anderen niet zomaar bij de gegevens kunnen en we delen ze niet met anderen. Wij bewaren de gegevens uitsluitend op een veilige plek (voor zover we ze digitaal bewaren doen we dat op een computer met actuele virusscanner, firewall en besturingssysteem (Windows/Apple OS/Linux).
Wij maken direct melding van inbreuk (datalek) in verband met de persoonsgegevens (verlies, diefstal, etc.) bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
De gegevens worden onmiddellijk vernietigd zodra de activiteiten waarvoor ze nodig waren zijn beëindigd.

Bijlagen:

  • Verwerkingenregister.
  • Bewaartermijnen van documenten.
  • Rechten van betrokkenen.
  • Datalekkenregister.
  • Verwerkersovereenkomsten.